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Todoist, come gestire il tempo e aumentare la produttività

Acquisire abilità nella gestione del tempo, anche detto time management prendendo in prestito la lingua inglese, è importante per il nostro benessere psicologico.

Infatti, imparare a liberarsi dal disordine organizzativo e mentale e perfezionare le proprie abilità di pianificazione e di gestione del tempo, ha come effetto positivo una migliore percezione del senso di controllo sulla propria vita, con ricadute positive sul senso di autoefficacia, strettamente correlato all’autostima e alla soddisfazione riguardo alla propria vita.
A questo proposito, uno studio svedese del 2019, aveva lo scopo di investigare a quale livello le capacità di gestione del tempo sono associate all’autoefficacia e al senso di competenza genitoriale in persone con e senza disabilità cognitive. I risultati riportano che l’autoefficacia è correlata alle abilità di gestione del tempo, indipendentemente dalla presenza o meno di una disabilità cognitiva. Inoltre, lo studio riporta una significativa relazione tra soddisfazione ed autoefficacia. Nel gruppo di persone con disabilità cognitiva le emozioni risultano importanti nel mediare il senso di autoefficacia, in quanto l’instabilità emotiva può inquinare la fiducia nelle proprie capacità di controllo delle emozioni e quindi anche delle proprie azioni.
Uno studio del 2018 evidenzia invece come le capacità di gestione del tempo possano ridurre ansietà e depressione e aumentare la qualità del sonno in un gruppo di donne cinesi vicine alla menopausa.

Come gestire il proprio tempo?

E’ possibile imparare a gestire il proprio tempo utilizzando un calendario o organizer cartaceo oppure si può approfittare della tecnologia e del nostro smartphone sempre al nostro fianco, per imparare ad organizzare il proprio tempo e quindi pianificare le proprie attività, ottenendo i benefici che abbiamo evidenziato sopra. Todoist è un app gratuita disponibile anche in italiano per gestire il tempo e quindi la produttività, che aiuta a realizzare i passaggi ideali per pianificare al meglio il proprio lavoro ma anche il proprio tempo libero o gli obiettivi a lungo e breve termine che ci prefissiamo.

I passaggi ideali per un’ottimale gestione del tempo possono essere elencati come di seguito:

1.Libera il tuo spazio mentale

Come recita Todoist, puoi ritrovare calma e chiarezza trasferendo le attività dalla tua testa alla lista sulla app.

2. Stabilisci obiettivi e loro priorità

Fissa degli obiettivi per il completamento di un certo numero di attività. Todoist offre la possibilità di evidenziare ogni attività a seconda della priorità, con i colori rosso, arancione, giallo. Permette inoltre la sincronizzazione dei dispositivi e di impostare un evento ricorrente o una scadenza ricorrente che si calendarizza in automatico ogni giorno, per esempio. La app aiuta quindi a costruire delle abitudini.

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3. Stabilisci delle scadenze

Imposta la data di scadenza e l’orario di scadenza di ogni attività, con le relative priorità.

4. Organizzati

Per organizzarsi è utile avere una chiara panoramica di tutto ciò che devi fare. Todoist permette di visualizzare la panoramica delle attività nel corso dei giorni.

Ogni progetto che crei si può suddividere in sezioni e sotto-attività, con la possibilità di creare scorciatoie  per aggiungere attività nel progetto o aggiungere rapidamente le attività (img) tramite le parole, ad es.” ogni venerdì alle 12,30″. Se vengono evidenziate dopo averle digitate, significa che Todoist le ha acquisite per programmare in automatico orari e giorni delle attività, anche quelle ricorrenti.
E’ possibile anche archiviare i progetti.

Con i feed di calendario puoi invece vedere le tue attività di Todoist all’interno della tua app di calendario preferita: Google Calendar, Calendario di Apple, Calendario di Outlook e qualsiasi altro calendario che ti permetta di sottoscrivere un feed da un URL.

Google Calendar al momento è l’unica app di calendario che permette una sincronizzazione a due vie. Gli altri feed di calendario sincronizzano solo ad una via (da Todoist al tuo calendario).
Alcune operazioni personalmente sono riuscita ad impostarle solo da desktop come stampare, aggiungere template, aggiungere collaboratori e impostare i calendari (dalla voce Impostazioni > integrazioni).

5. Visualizza i tuoi progressi

Visualizzare i propri progressi è utile ai fini della motivazione. In Todoist è possibile impostare obiettivi giornalieri e settimanali e visualizzare gli andamenti della tua produttività. Si può ordinare la visualizzazione per attività e mostrare le attività completate. Per vedere i tuoi progressi giornalieri e settimanali puoi utilizzare i grafici colorati o la vista calendario.
Per tenere traccia della produttività, vengono inoltre assegnati livelli di Karma.

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6. Premiati

Il premio costituisce un rinforzo positivo che incoraggia a proseguire nei propri propositi. Todoist ti premia quando completi attività e mantieni i tuoi obiettivi. Ogni volta che completi in tempo le tue attività su Todoist, guadagni punti Karmae raggiungerai nuovi livelli Karma. In particolare ciò avviene se:

  • Completi attività in tempo.
  • Utilizzi funzionalità avanzate come etichette, date di scadenza ricorrenti e promemoria.
  • Raggiungi gli obiettivi sul numero di attività che vuoi completare giornalmente o settimanalmente.

Perdi punti Karma quando:

  • Hai attività che sono scadute da 4 giorni o più.
E’ anche possibile attivare la modalità vacanza nelle tue impostazioni Karma oppure programmare un giorno libero in modo da non perdere punti Karma e non interrompere il numero consecutivo di giorni/settimane in cui hai raggiunto i tuoi obiettivi.

La versione gratis della app Todoist, al momento permette di personalizzare fino a 5 temi e di creare fino a 80 progetti. Sono disponibili gratis anche utili template in cui sono già strutturate le attività e sotto-attività per determinati scopi. Per esempio, sono disponibili template per il lavoro, lo studio o per obiettivi personali, come imparare una lingua, pianificare una vacanza, impostare una lezione, seguire un allenamento o pianificare i propositi dell’anno.

Sono invece a pagamento funzionalità ulteriori come aggiungere file, commenti e filtri, impostare promemoria, integrare altre app, delegare attività ad altri utenti. Esiste anche la versione Business per impostare il lavoro di squadra, discutere e condividere file e uno sconto del 70% su Todoist Business per studenti e insegnanti.

Fonti:

https://todoist.com/it

Hayat Roshanai Afsaneh, Janeslätt Gunnel, White Suzanne & Lidström Holmqvist Kajsa | Jacqueline Ann Rushby (Reviewing editor) (2019) Time management skills in relation to general self-efficacy and parental sense of competence in individuals with and without cognitive disabilities, Cogent Psychology, 6:1, DOI: 10.1080/23311908.2019.1655981

Wang P, Wang X. Effect of Time Management Training on Anxiety, Depression, and Sleep Quality. Iran J Public Health. 2018;47(12):1822-1831.

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